Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego.

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego.

Z tytułu podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
• noclegów bądź ryczałt za nocleg,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu,
• innych udokumentowanych wydatków.

Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej.

• Dieta wynosi 16 zł za dobę podróży służbowej.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

• jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
  
  a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
  b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  
  
• jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
  
  a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
  b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
  
  

Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje, a także w razie gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem stanowiącym własność pracownika. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik odbywa podróż służbową pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym).

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu w czasie podróży służbowej nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku z kwatery prywatnej bądź z hotelu, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21°° i 7°°.Prawo do zwrotu kosztów lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje po nocnej podróży, w czasie której pracownik korzystał z wagonu sypialnego lub kuszetki, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości zamieszkania.

Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje prawo do przejazdu do miejscowości zamieszkania w dniu wolnym od pracy na koszt pracodawcy. Za przejazd do miejscowości zamieszkania i z powrotem przysługuje zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę.Za czas pobytu w miejscowości zamieszkania nie przysługują diety ani zwrot kosztów lub ryczałt za nocleg.

Pracownikowi, którego obowiązki służbowe polegają na częstych wyjazdach na obszar przydzielonego mu rejonu działania, pracodawca może ustalić, za zgodą pracownika - z uwzględnieniem zasad wynikających z rozporządzenia - ryczałt miesięczny, obejmujący ogólną kwotę należności za określoną liczbę dni podróży służbowych w miesiącu.